高效商務寫作的“8S法則”（上）

01

前言

知名作家比爾·伯查德近期在《哈佛商業期刊》上發表了一篇文章，闡述他認為高效商務寫作需要具備的八個要點：

1。 簡潔（Simplicity）

2。 具體（Specificity）

3。 驚喜感（Surprise）

4。 情感性語言（Stirring Language）

5。 吸引力（Seductive）

6。 想法新穎（Smart ideas）

7。 社會性內容（Social Content）

8。 故事性（Storytelling）

作者簡介

比爾·伯查德（Bill Birchard）是一位專職作家和寫作教練，曾著有《美德的商人》、《通往地球的階梯》、《自然的守護者》和《計算重要的東西》等書。他有30年的寫作經驗，曾是商業、管理、環境和社會責任方面的資深記者。

個人網站：

https：//billbirchard。com/

02

為什麼要提高商務寫作水平

不管從事什麼行業，寫作都是必不可少的。

每個人在工作中都需要透過文字與他人進行溝通，包括向同事、領導或下屬表達你的想法，向客戶推銷你的產品和服務，向合作方傳送邀請郵件等。

許多人認為寫作能力是與生俱來的，擅長寫作的人生來就能妙筆生花，其實不然。

對於普通人來說，商務寫作能力是絕對可以透過長期閱讀、有意識地總結和一定量的練習快速提高的。

神經生物學和心理學揭示了大腦對於不同文字的精準反應，能讓大腦產生愉悅反應的文字都具有共性，都有跡可循。

因此只要遵循一定的標準，你就能寫出優秀的文字表達。

03

如何提高商務寫作水平

比爾·伯查德也認為好的寫作都具有相同的特性，他透過總結以往優秀寫作的特點，將以下八點（即“8S法則”）作為衡量寫作優秀的標準：

——

1. 簡潔（Simplicity）

神經科學研究表明，

文章的

“簡潔性”增加了大腦處理資訊的 “流暢性”。

讀者會更喜歡那些簡短的句子、熟悉的單詞和乾淨的句法，因為他們不必花費太多腦力來理解它們。

除此之外，

“簡潔性”還能提高讀者的自我效能感

，這使得他們更可能讀完你寫的東西。

東京大學的一項研究表明，對於同一主題的閱讀材料，簡單易讀、科普性強的文字會比枯燥乏味、冗長難懂的文字給人帶來更強的自信。

保持“簡潔”的第一個方法是

多

使用主動語態

這樣的簡單語法

。

相比之下，定語從句、被動語態、雙重否定的使用讓讀者需要花費更長的時間來閱讀，並容易讓讀者產生更多的誤解。

例如，“小麗不得不戴上頭盔”就比“小麗必須戴上頭盔”要更符合簡潔的原則。

雖然你只是去除了雙重否定的用法，卻可能會使理解的準確性降低10%，並使閱讀時間延長十分之一秒。

第二個方法是

減少不相關的詞語，適當刪減細節，突出表達的重點

。

比如你需要研究跨界市場，並給領導做研究報告。

與其在報告中羅列每個跨界市場的優點和缺點，不如只推薦最具備發展前景的兩個市場（至少把他們放在報告最顯眼的位置），並寫出這兩個市場的優缺點。

——

2. 具體（Specificity）

科學研究發現，我們的大腦會將單詞進行解碼，併為這些詞賦予意義。

更具體的詞

會啟用更多位於大腦中視覺和運動條狀部分的神經元，使

得大腦更容易處理詞語被賦予的意義

。

因此，當我們聽到“鸚鵡”的時候，我們被喚醒的大腦回路會比聽到“鳥”的時候多。

幫助寫作更加“具體”的第一個方法是

使用更加生動的、可感知的語言

，比如“擦拭”就比“弄乾淨”更具體，“用飽和度更高的顏色”就比“畫面調亮一點”更具體。

亞馬遜CEO近期的股東信也體現了“具體性”這個法則。他表述亞馬遜正面臨強大的競爭時用了更加生動有趣的表達“Third-party sellers are kicking our first-party butt”（第三方賣家狠狠地揍了我們平臺一頓）。

另一個方法是

用一個形象生動的單詞或短語概括你的整篇文章思想

，幫助讀者記住你想要透過文字表達的核心資訊。

像轉折點（The Tipping Point），藍海戰略（Blue Ocean Strategy），黑天鵝事件（Black Swan Event）這些詞都屬於突破讀者已知且讓人印象深刻的單詞。

——

3. 驚喜感（Surprise）

人工智慧和認知科學研究員德薩勒曾做過一個實驗，要求志願者閱讀簡短的、未完成的故事，並考慮每個故事的可能出現的不同結局。

實驗結果表明，

絕大多數人都喜歡最出乎意料的結局

，沒有人想要閱讀自己能猜測到的故事。

沃頓商學院的研究員分析了《紐約時報》線上發表的近7000篇文章，發現那些更“出乎意料”的文章 “受歡迎 ”的可能性要比其他文章高出14%。

我們的大腦在閱讀的過程中會不斷對未讀到的內容進行預測，

如果你的寫作內容和讀者的猜測相差無幾，那麼他很容易感到無趣和疲憊

。

適當在寫作中安排一些驚喜感

可以讓你的作品更有吸引力，也能幫助讀者更好地吸收和記憶。

——

4. 情感性語言（Stirring Language）

你也許會認為邏輯性強的表達比充滿感情的表達更有說服力，但事實上並非如此。

在漫長的進化過程中，

大腦逐漸習慣“先感性，後理性”的資訊處理方式

。它在200毫秒內就能處理一個詞的情感內涵，遠遠快於處理一個詞的內在含義的速度。

除此之外，由於我們大腦處理資訊的能力有限，經常會在聽到一連串的詞語後錯過一些詞語，即產生“注意瞬脫”（Attentional Blinks）現象。

研究發現，

“注意瞬脫”現

象

更少出現在那些帶有情感意義的詞上面

，也就是說

我們的大腦更容易捕捉到情感性的資訊

。

我們閱讀文字的時候是“感覺先行，思考隨後”，

感覺和思考結合起來才能幫助我們更高效地理解詞的含義

。

當我們讀到帶有感情色彩的文字時，大腦可以很快地做出情感反應，比如恐懼、喜悅、敬畏、厭惡等。

因此，你可以嘗試

使用一些情感性語言

，比如隱喻和類比

。這些情感性語言會讓讀者更容易

產生共鳴和認同感

，從而對你的文字有更深刻的印象。

下一篇：

高效商務寫作的“8S法則”（下）

該文將繼續闡述“8S法則”的後四個法則，並對此做出小結。

關鍵詞：

想了解更多精彩內容，快來關注EnTA職業能力評測

關於我們 | EnTA職業能力評測簡介

科目介紹 | 2021年第三季度和第四季度開放科目全覽