英文郵件習作禁忌盤點，附要推薦信郵件模板

不管是給導師發還是給實習公司的HR發，你是否體驗過郵件石沉大海的絕望？是否也疑惑過是自己能力不行，還是對方太慢已讀不回？

錯！其實很多時候沒有給你回覆，只是因為，你的郵件寫的不對！

作為一個不是native-speaker的人，不熟悉英國的Email-communication的各種規章制度和禁忌很正常。

如果學不會正確的Email溝通技巧，那真的是怎麼

涼

的都不知道。

禁忌 · 用錯郵箱

十年前有個很火爆的生意，那就是設計簽名，當時的廣告詞就是“名字註定一生，第一印象很重要”，確實，第一印象相當重要。

在發正式郵件的時候，千萬不要用那些，看似狂拽炫酷吊的郵箱地址，比如：髒嬡の莪哋郵葙@gmail。com。

用這種郵箱，想都不用想，發出去的一瞬間你就應該知道你涼了。

而

正確的做法，應該是使用學校郵箱發郵件

，但一定要確保學校郵箱確實是啟用能用且能收到了對方的回執的。

使用學校郵箱的原因是，如果你要像你的教授或者申請的公司HR申請推薦信或發個人CV，那麼學校郵箱能讓對方快速的瞭解你是來自那個學校的同學，從而形成第一個好印象。

禁忌 · 寫錯標題

郵件和你寫論文一樣，你絕對不會給論文起個名字叫做

“我的論文”

，同樣的，郵件你也不能就簡單的在標題上寫個“Help”、“Hello”、“Question to ask”，這種標題簡直就如同街邊讀物中名為《無題》的文章一樣，看都不會看，直接刷掉。

正確的題目需要簡要的概括文章主題內容，比如你的郵件是為了詢問某一節課，他可以是：“Query about case study in XXX lecture”；如果你是申請某個職位或實習可以是：“Application for XXXX位置”。

總之，郵件的主題可以當做是文章的總結來寫，千萬不要懶，就發一個你的需求。

禁忌 · 寫法不對

正確的文章結構都包括“承上啟下，起承轉合”，郵件的結構可以拆分為：

打招呼→開頭→主題→結尾→落款附件。

打招呼：

給比較熟的人寫信時，你可以用

First name

，否則你就要用

Family name

，比如你的導師叫Tom Jerry，你和他熟，你可以叫他Dr。Tom，如果你和他不熟你就要叫他Dr。Jerry。

如果你甚至都不知道對面叫什麼，那你就要寫：

Dear Sir or Madam。

另外如果這是一份申請實習或者工作的信，你不知道是不是有專人查收，那麼你就要用

Dear + 職位。

如你是寄給某個學校招生辦，你就寫：Dear Admissions Office，如果是某公司銷售崗，你就寫：Dear Sales Team。

開頭：

直接點明主題，有求於人就直接寫出來，不要怕太直白，寫一堆圈話廢話，但是一定要在一開始保持禮貌。

郵件開頭第一句一定要

禮貌！禮貌！禮貌！

，畢竟是求人辦事，第一句話你可以寫：“I hope you are well”、“Hope this Email finds you well”等意思為“希望你最近過得不錯”的客套話，之後再進入主題。

但切記不要做太多的寒暄，一來為了讓自己看起來不這麼虛偽，二來節省對面的時間。關於英文郵件開頭的寫作方法，大家可以參考這篇文章：https：//www。lxws。net/new。php？id=2865

主題：

主題是一封郵件最重要的部分，在這個部分裡，寫信人要闡述明白，“我是誰，我目前是什麼情況”“我需要得到什麼”以及“我希望從你這裡得到什麼幫助”。

因果關係要明確了當，同時需要注意，根據不同的需求，主題的長度也要做出相應調整，具體篇幅看郵件的目的而定。

在向對方提出要求的時候一定要在後面補上

Please

or

Thank you

，還是同樣的道理，有求於人，要保持禮貌。

且，

一定要注意使用標準英語

！！！所有的正式Writing中，都不許出現如 LOL、YOLO、BTW等口語簡寫，也不要覺得關係熟絡就使用you know，get it 等意思不明的語句。

保持意思完整，單詞和語法正確才是最重要的。

結尾：

郵件的結尾可以新增一句：“Should you have any questions，please do not hesitate to get in touch with me”

或

“Let me know if you have any issues with XXX”。以確保對方對你的郵件有充分的重視，及體現出你的急切。

並且

為郵件往來創造機會，為迴轉流出餘地。

如果需要對方的回覆，最常用的標準句式只有一個：“Looking forward to hear from you”。

最後就可以加上“beat wishes”“best regards”or “yours sincersly”即可，三者的區別是，前兩個一般給熟悉或比較熟悉的人使用，後者則是對素未相見者使用。

（PS：若傳送附件給對方，零散的檔案需要打包傳送，檔案不要太大，若檔案無論如何都是個大檔案，需要在文章內寫出。）

舉個例子

如何向教授要推薦信？

Professor［Name］/Dear Dr。［Name］，

（I hope this email finds you well。）

My name is［。。］。I took your［Course name］course last semester。

（郵件開頭的常用客套話）

You may remember me ［e。g。coming to your office hours after every test to go over some of my wrong answers/discuss essay prompts/etc。］

（簡要介紹自己及與教授的聯絡）

You may not remember me ［e。g。because I tend to put my nose to the grindstone and study on my own。］

如果和教授在課下有過一定接觸，可以寫進來。）

［Course name］was a very challenging subject for me and I was proud of the［Grade］I received in your class。

（寫出自己本課的成績一般會選擇成績較好的課的任課老師寫推薦信）

I am currently in the process of applying to［University/College/School ［name］ and I am trying to gather a few letters of recommendation。

Because I enjoyed［e。g。your class and teaching style so much/your research/etc。］，I decided to start by asking you。Would you be able to write me a strong letter of recommendation for my［University/College/Schoo］application？

（另起一段，寫明來意：準備申請某學校，因此需要邀請信。）

I would be more than happy to meet with you at your convenience。 Of course I would also provide my personal statement，CV，and any other material that you would like。

（另起一段，陳述把自己現有的資料（除了PS、CV外，還可以提供自己做過的research/project/paper的資料）提供給導師，保證對方有內容可寫而不是僅憑上課對你的記憶。有時也有自己先寫好推薦信、讓教授過目修改的操作，需和教授討論）

If you don‘t feel comfortable writing me a strong letter of recommendation，please don’tfeel obligated to say yes。I completely understand。

I realize that writing a letter of recommendation would be a burden on your time and it means a lot to me that you would take the time to read and consider my request。

（給對方選擇權的同時，保持禮貌順便哭慘）

Sincerely，

［Your Full Name］

（可以加上自己的聯絡電話、Student Number等有關資訊）

以上就是申請一份推薦信的格式，及部分可參考的話術，請大家

收藏學習起來

，免得到時候需要用到的時候找不到。