超級實用的機關涉密檔案管理制度

為了推進機關涉密檔案管理工作規範化、制度化、科學化，提高涉密檔案處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。

一、收文。

收到上級或其他部門發來的檔案後要履行簽收手續，簽收人應註明收到的具體時間，書寫其檔案的全稱。簽收後要認真核對信封號碼、件數，開拆後要認真核對檔案的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，檔案拆封應由檔案管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文後要認真填寫收文登記簿，將來文單位、檔案標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。

二、發文。

分發上級來文和本單位形成的檔案，要根據檔案的內容和領導的批示意見確定檔案分發範圍。下發的檔案要認真實行檔案、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的檔案要在信封上加蓋密級章。絕密檔案要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的檔案由收發員登記後發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的檔案要當日送完，不得積壓或延誤。

三、辦文。

文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有登出。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，並定期向領導報告。

四、傳閱。

按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀範圍。閱讀檔案要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的檔案要放在資料夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽檔案，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。

五、借閱。

借閱檔案要經過批准，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續借手續。外單位借閱檔案，要持有介紹信，並符合閱文規定。借閱的檔案要登記，歸還後要及時登出。

六、影印。

不經批准，不得隨意影印上級檔案和領導同志的講話。確因工作需要必須影印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對影印的檔案、資料，應與正式檔案一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。

七、管理。

涉密檔案要存放在鐵製櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到檔案和登記相符。如發現短缺，應及時查詢。領導人參加上級會議帶回的檔案，要及時交文管人員登記、保密。

八、清退。

對下發的檔案，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的檔案要認真組織查詢。確實查詢不到的要追究責任，落實到人，並作出適當處理。

九、銷燬。

各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷燬涉密檔案，銷燬涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導稽核同意後方可銷燬。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部檔案、刊物和資料。