會務有多重要 看文章避免採坑

從事了多年多崗位行政工作，負責過、參與過多種規格和型別會議，最大的感受是，在會議中，其它工作也許還有補救的空間和迴旋的餘地，但會務工作就很可能決定了在參會人員或媒體眼中會議的成敗，說通俗點，

會務是形象工程。

有時看到或經歷過，會務混亂不暢，甚至出現重大失誤。這種情況，沒必要總

賴在會務人員頭上，大機率是會務工作安排不靠前、考慮不全面的問題。

會務工作千頭萬緒，涉及人員報到、會場佈置、資料分發、會議接待、多媒體保障、食宿安排、物資採購等多個環節，是會議各個環節和議程的粘合劑，是秘書、組織等工作的延伸手臂。因此，做好會務工作，一定要有全盤意識，如果認為會務只是發發資料、擺擺桌籤就萬事大吉，就很容易出現混亂和紕漏，應該站在整體層面去考慮和安排，對會務工作下一個新的定義。由此，提出六條解決方案建議：

01

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當好會議將帥

會務工作要把自己擺在“將帥”位置，而不是“大總管”位置。不論是過程導向還是結果導向，會務工作都擔負重要功能，因此，要承擔起會議總協調、總推進作用。

02

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資訊同步更新

與各工作組保持資訊通暢和內容同步更新，避免因會議資料臨時更改、參會人員臨時變動、領導意圖臨時變動等，由於資訊不通暢、內容不更新，導致資料發放錯誤、座次安排錯誤、議程安排錯誤等重大問題發生。

03

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組長髮揮作用

組長髮揮好崗位職責，不做“甩手掌櫃”，要明確一個認識，那就是：每個崗位的資訊獲取層面、範圍、速度是不一樣的，每個人由於工作、學習、崗位經歷不同，對不同資訊的處理和綜合應用能力也是不同的。不要總是想當然地去看待和處理工作，認為你知道，你會做，大家就都知道，都會做。這樣想，就很容易造成會務內部銜接不到位和質量不高問題。

04

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堅持細節為王

要對會議的各個環節和議程有細緻掌握，不僅僅是會務工作，對各個細節要仔細推敲。在全盤掌握之後，對會務工作進行統籌謀劃和分工，特別是在容易出現臨時變動和影響會議效果的環節，進行多次應急預演和除錯演練。如：臨時變動座次、話筒除錯、多媒體播放、電腦使用、PPT展示等，確保會議全程不出事故，突發處理鎮定有序。

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填補崗位漏洞

面向全體會務人員統一部署會務工作，讓每個人全面掌握環節和細節，樹立起全盤意識，遇到突發情況時，及時進行應急處理和補位。不然，會務工作涉及的環節和角落太多，且會議開始後就進入了緊張運轉和靜音狀態，再想聯絡組長去安排處理，就錯過了先機，造成會務工作失誤。

06

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學會轉換視角

不同會議涉及不同型別人員，不能只站在工作人員立場，覺得會議環節保障到位即可，要進行多維思考和安排。如，有領導和嘉賓出席，需考慮車輛管控是否影響嘉賓、是否提前掌握車牌號、如何安排嘉賓等候區等；有住宿安排，就需考慮推薦就近美食和景點；會議地點不便尋找，就需考慮設定方向引導標識，等等。這樣才會讓參會人員覺得參會過程順利，安排周到。