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「職場技巧」對方總是不回覆郵件?問題可能出在這裡
怎麼催別人回覆郵件
雖說WhatsApp、Facebook Messenger、WeChat與Line等即時通訊軟體很方便溝通,但電郵在日常工作中仍是有不容易被替代的地位。然而用電郵溝通亦有弊處,就是你不容易知道對方何時收到,更不知他們何時或會否恢復,結果苦苦等待卻仍得不到半點回音……
難道對方走漏了眼?不知道怎樣回覆?寄失了?
對方已讀不回,究竟是在哪裡出了問題?在再發多一個電郵,但直接致電對方前,或許先重新細閱一遍你所發出的電郵,看看當中會否有一些令人無法或不想給予回覆的原因。
一、電郵太長
外國市場推廣平臺The Radicati Group早前發表了一份調查報告,指它發現了全球每天有超過1,000億個電郵會被髮送出去,而打工仔平均每週用上工作中的28%時間在處理電子郵件上,而閱讀電子郵件的平均時間是15-20秒,員工每小時約檢查電子郵件達36次。
就此調查結果所見,有兩點很明確:
1.電子郵件佔用了我們大量時間
2.我們的注意力很短
這就不難明白,有些人為何不想回覆你的電郵,因為當他們看見你的電郵竟有五大段時,他們早已沒有心機及時間細閱全文,更枉論他們還會花時間做回覆。
要增加對方給予回覆的機會,可試將電郵的內容撮寫成清晰及精準的句子(或問題),方便對方在短時間掌握電郵的重點,對方自然較願意給予回覆。要是可三言兩語就交代清楚,何必要長篇大論的嚇怕人呢?重新整理一下內容再發送一個新的電郵吧!
二、你的要求和指示不清晰
工作用的電郵,最忌用「我手寫我心」的方式撰寫,因為當打了一大段文字後,才發現當中既沒重點又多冗字冗句,對方定必看得一頭霧水。用一段要求或指示不明確的文字跟人家溝通,你期望對方會怎樣回覆你呢?
三、他們的問題
若你確定電郵的內容精簡得來要點亦清晰,但仍收不到對方的回覆,那可能就是他們的問題。先別自責,因為對方也是人,可能他們正趕死線、被壓力迫得喘不過氣或因準備辭職而事事不上心吧!如果你真的很需要他的回覆,可以先與對方的其他同事或上司作簡單溝通,瞭解對方的工作狀況,如仍未能收到對方回覆,便應與自己的上司再作商討,尋求協助。
對方也是人,可能他正在趕死線、被壓力迫得喘不過氣、或他根本已經準備辭職而事事不上心。亦可能因為是「你」這個人寄給他,他就不回覆。
四、你本人的問題
對方不給予回覆,不一定是「他」有問題,或許「你」才是令癥結所在。若然對方與你曾不咬弦,或是曾在工作上有過摩擦,你可所先檢討自己以往的行為及態度是否有問題,並提醒自己要當一個值得被人尊重的人,因為當你受人尊重時,自然會散發出一種領導魅力出來,而一個領袖是很少會被人忽略的,所以,努力當一個會被人尊重的人吧!
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