檔案管理：檔案館已經如此恢弘，但還要最佳化，為什麼？

說到檔案，那就不得不提一下“

檔案館

”了，不知道大家發現沒有，現在不論大大小小的省市，都會有一個“檔案館”，這是存放各企事業單位檔案的地方，但是，據瞭解，

就算是比較出名且規模比較宏偉的檔案館，都在進行最佳化，那這到底是為什麼呢？

為什麼檔案館規模都那麼宏偉，還要進行最佳化，

在變得更好的背後，沒想到有這樣的意義

，今天就與大家分享一下

檔案館最佳化背後的意義

，

往期文章也分享了關於“檔案管理系統”“檔案數字化”的專業知識

，感興趣的朋友可以檢視喔，話不多說，進入正題！

檔案館最佳化的意義

不知道大家有沒有去過“檔案館”，在踏進去的那一刻，滿滿歷史的氣息，各類檔案都非常全面，這也是它吸引人的魅力所在，但是規模已經很完善的檔案館，還在進行最佳化，

經過多次走訪後，才發現是這樣子

。

（一） 完善檔案館的建設與解決主要矛盾

我們總是看著檔案館多麼多麼大，但是大了，也會有自己的煩惱，在檔案館達到一定的規模時，檔案館的主要問題就不是檔案數量的問題了，而是“

檔案質量

”的問題。

而在國內外的檔案館實踐經驗中得知，檔案館檔案數量與質量之間的問題，一直都存在，主要是因為，檔案館建設初期，因為急需填充檔案，所以收集工作的精準度沒有很高，

主要為了解決當時主要的數量問題，但是後來就變成了質量問題

。

科普一下

，目前我國的檔案館經過了20世紀70年代大力豐富檔案館藏，從20世紀60年代的500多萬卷，已經增長到了幾億卷，為此，為了使我國的檔案館有自己的特色，已經調整了多次收集的政策，以解決數量與質量之間矛盾的問題。

（二） 解決檔案館藏的隱藏問題

在之前的一段時間裡，檔案館為了增加庫存，接收了一些價值較小，或是一些不足保管期限的檔案，導致了檔案館內的檔案出現大量重複的情況，嚴重影響了檔案利用與業務建設。

為此，檔案館只好最佳化檔案館工作，

增強檔案的篩選與質量控制，用來解決檔案館的隱藏問題。

（三） 最佳化是提高質量的必要手段

據有關部門調查，檔案館接收的檔案中，仍然有一部分組卷不合理、案宗不準確、沒有檔案目錄、檔案亂歸檔等質量問題，

雖然有些工作已經被“檔案管理系統”很好地解決

，但是還不能解決所有的問題。

只有重視檔案接收的質量檢查，加強業務指導，才可以有效地解決這類問題的發生。

（四） 庫存要有層次性

檔案館比較突出的特色就是它可以直接反應一個地區、機關的經濟、政治、文化等情況。所以檔案館的檔案要有層次性，進行科學的分工協作，減少隱藏問題的發生。

說回來，不管是檔案館這種具有意義的場所，還是小到像超市一樣的場所，都需要不斷的最佳化，超市更新商品是一種最佳化，而

檔案館使用“檔案管理系統”等工具，也是一種最佳化手段，這有方法

，在

企事業單位也同樣適用

。

畢竟只有不斷的最佳化，改進錯誤，才可以向更好的明天出發，不是嗎？如果

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，

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，這期就說到這裡，歡迎在評論區留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。