菠菜和商務禮儀居然有關係？

ビジネスにおけるコミュニケーション

ほうれんそう

「ほうれんそう」，看到這個詞，大家的第一反應是什麼呢？

如果我們現在馬上翻一翻字典，就會發現，這個單詞在日語裡是“菠菜”的意思。菠菜？跟商務禮儀有什麼關係呢？

其實，這個單詞在商務場合裡，並不是一個真正意義上的單詞，而是取了日語中三個單詞各自的前兩個假名而組成的，意思也並非是“菠菜（ほうれんそう）”。那它到底是什麼意思，又有什麼作用呢？

「ほうれんそう」是「報告（

ほう

こく）」「連絡（

れん

らく）」「相談（

そう

だん）」這三個單詞的縮略語。看到漢字我們就非常明白了，這正是大家在平時的工作中不可或缺的“

彙報、聯絡、請示

”環節。

正如上圖所示的那樣，公司是一個團體，需要人與人之間

相互配合

。在進行一項工作時，我們需要向上司

彙報

具體的

經過和進度

；當天的工作安排需要告知相關人員；工作過程中出現問題或下結論時跟前輩或上司

請示

等等。

一項工作需要很多人的

共同努力和協作

，並不是靠一個人的能力來完成的。如果只顧自己做事，而忽略了跟他人之間的

配合

，就會因為個人能力有限而很容易忽略可能會出現的問題。

在此基礎之上，最好做到隨時進行工作

確認

，特別是針對大型、長期的專案。在過程中進行

反覆地確認

，可以隨時

擺正方向和目標

，防範於未然。

那麼，在進行“彙報、聯絡、請示”的時候，有哪些注意事項呢？

1報告は早めに

2相談はタイミングを考慮

3要點を明確にし、簡潔に話す

1報告は早めに

我們一定要主動，並定期的向上司進行工作的彙報。如果等到上司主動來詢問時就已經晚了。特別是在工作過程中出現問題的時候更應該及時且頻繁地彙報。

這裡需要大家注意的是，

並不僅僅是向上司彙報就可以了

。我們還有同部門一起工作的同事，也會跟其他部門的同事進行工作間的配合，所以也要跟他們分享和共有相關的工作資訊。優秀的集體需要大家一起努力，出謀劃策。

2相談はタイミングを考慮

需要找上司或前輩請示時也是越早越好，但

要注意時機

。最好避開對方較忙的時間段。

請示時，最好一開始就告知對方所需要的時間，例如：「

10分ほど

お時間よろしいですか」。

如果遇到特別緊急的事情，則不能等待要立刻解決。例如：

「緊急にご報告したいことがあるのですが…」

3要點を明確にし、簡潔に話す

在進行“彙報、聯絡、請示”時，我們要提前整理出想表達的內容，並劃分內容的先後順序，儘量簡明扼要地闡述。

為了讓對方做好一定的心裡準備，可以一開始就說明來意。例如：

「の件で相談したいのですが、お時間ありますか」

。如果有參考資料，則需提前準備好。

那麼，如何能更好地進行“

彙報、聯絡、請示

”呢？我們要儘量做到以下幾點：

1細かいことも伝える

2結論原因経過の順に

3意見は前置きしてから伝える

4相談する前に代案を考えておく

1細かいことも伝える

我們往往會忽略工作中發生的一些微不足道的小事情，覺得“這種事不用匯報也行吧，上司會覺得反感吧”等。但是看似很細微的事情，也有可能會演變成很大的問題。作為職場新人，我們所站的立場和眼光可能沒有上司和前輩全面，所以不能單憑個人的想法進行判斷，不管是多麼微小的事情，也應該及時彙報。

2結論原因経過の順に

為了讓對方在最短的時間內理解我們想表達的內容，在傳達時，應先給出結論，然後才是原因，最後是過程。帶著結論再去分析原因和過程，才能讓對方更好地掌握整個事情的情況，並且提煉出過程中的問題所在，吸取經驗教訓。

3意見は前置きしてから伝える

進行彙報和聯絡時，以尊重事實為最基本的原則。但是有時候也需要加入一些自己的意見和想法。這個時候，需要將個人想法和事實分開來說，不能混為一談。例如：

「これは私の考えですが…」

4相談する前に代案を考えておく

出現問題的時候，應該先自己思考如何去解決，有了初步的方案後再去找人商量才是最基本的禮儀。例如：

「○○○という問題が生じましたが、対応策としては……」

。雖說遇到問題時可以尋求他人的幫助，但是一遇到問題就立刻找別人而自己不先努力思考的話，很容易失去他人對自己的信任感。鍛鍊自己獨立解決問題的能力也是非常重要的。

“彙報、聯絡、請示”，正因為乍一看如此的簡單，所以往往很容易讓人忽略。我們要多多運用“菠菜法則”，儘可能地做到：報告要儘早；聯絡要及時；下結論不能獨自判斷，一定要請示。

當然，這些都是原則性的東西。緊急情況，突發事件等時間來不及的情況下，還需要靈活運用。

END

文字/鍾鍾老師

編輯/LILI

圖片/來源自網路