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誰動了我的假期?別讓回覆郵件成為你的負擔
對方說他沒假期 怎麼回覆
撰文/杜哲璇(華東師範大學心理與認知科學學院本科生)
運營/王雲汐
正值週末,公司員工都在休假。小馬注意到一位同事給他傳送了一封工作郵件,詢問工作事宜。小馬平時疲於工作,難得週末可以好好放鬆,本不想立即回覆郵件,卻又擔心回覆時間過長會讓對方焦急不安,於是立刻回覆了這封工作郵件。
郵件與工作交流
小王:我每天睜眼的第一件事就是檢視電子郵件,如果沒有檢視,會感到莫名緊張。
小張:工作過於飽和,出差的飛機成了收發郵件的辦公場所。
Angie:有時,收郵件提示音讓我心跳加快,為避免心慌,我不得不刪除手機上的郵件APP。
便利的通訊軟體打通了距離的壁壘,讓人們方便快捷地收發資訊。據通訊技術研究機構Radicati Group統計,員工每天在工作中收發訊息的時間不少於2小時,超總工作時長的28%。微信、簡訊、電子郵件等媒介讓團隊之間的溝通成本大大降低,但也佔據了大量時間,成為“工作溢位”的罪魁禍首之一。
人力資源管理協會SHRM的調查顯示,即使在非工作時間,仍有51。1%的員工收發電子郵件。收到郵件後,有76%的員工會在1小時內回覆,32%的員工在15分鐘內回覆。正如上文中小馬所想,很多收件者認為這些假期發來的工作郵件十分緊迫。但是,收件人的判斷準確嗎?
近日,倫敦商學院的Giurge教授團隊對千餘名收發郵件者進行了研究,發現收件人的判斷並不準確,他們普遍高估了假期工作郵件的緊急程度,因此,回覆速度超發件人的預期。事實上,發件者選擇在假期發出郵件時,並不一定期望對方能很快回復。
為什麼收件人認為假期的工作郵件很緊急?
高速發展的企業中,辦公節奏快,工作量飽和,企業希望用最低的成本讓員工創造最大價值,員工也認為“隨時線上”是獲得高薪的不二途徑。郵件是工作交流中必不可少的工具,回覆速度快象徵著員工重視工作、願意為之奉獻。
因此,員工傾向於認為,若長時間不回覆郵件,他人會認為自己消極怠工,覺得自己不敬業、不主動、不上進。
非工作時間,立刻回覆郵件會讓我快樂嗎?
“他人會不會說我過於懈怠?”“他人會不會評價我不夠敬業?”“他人會不會以為我不重視他?”……擔憂他人的消極評價或許是很多人立即回覆郵件的原因之一。然而,立即回覆假期郵件,並不一定能消除因擔憂他人評價帶來的煩惱,反而容易讓人陷入工作倦怠的泥潭。
研究表明,假期回覆工作郵件速度越快,員工的工作倦怠更加嚴重,主觀幸福感也越低。這是因為立刻回覆行為導致員工的工作壓力陡然上升,這顯然無益於工作滿意度和幸福感。其次,在假期回覆郵件打破了員工的“工作-家庭平衡”。在本該照顧家庭的假期回覆工作郵件,會影響員工的家庭生活,在生理、情感上都讓員工感受到倦怠。
若在假期給同事發郵件,同事會高估你所說事情的緊迫性,這將使同事感到工作壓力,有損其幸福感。因此建議大家遵循“有事工作日說”的原則,假期能不發郵件就不發。
如果實在要發,可以在郵件末尾加一句“這件事不緊急,你可以在方便的時候處理”“不需要立即回覆,方便時回覆即可”之類的話,讓同事準確領悟該事項的緊急程度。
“2500年前人們飛鴿傳書;186年前莫爾斯發明了電報;53年前第一封電子郵件發出;今天,郵箱聯絡你、我、他。”郵件讓工作更加迅捷,大大降低了溝通成本,但同時也讓不少人面臨工作和家庭失衡的風險。因此,以合適的方法發郵件,以正確的心態對待“不合時宜”的郵件,才能發揮郵件的最大效用!
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