如何構建敏捷的工作流程？

構建敏捷城市要做到什麼

如果您有雄心勃勃的目標，並希望團隊有出色的表現，那麼敏捷的工作流將為您提供極大的價值，為企業提供強大的核心助力並取得出色的業績。構建敏捷的工作流程可以幫助您理解複雜的專案，同時記錄工作流程則可以幫助您最佳化和改進它們。

工作流本質上是團隊敏捷性的保障，也是重複的業務流程的直觀表示。它們指導使用者逐步完成該某個業務流程，並向他們提供有關誰在執行每個任務的資訊。工作流由建立甘特圖團隊定義，至今工作流幾乎被每個行業的團隊所使用。

如何構建敏捷的工作流程

為什麼要構建敏捷的工作流程？

首先，敏捷的工作流為部門中的流程和專案帶來了一致性。它們使流程更容易被辨識，運作也更高效，並且可以幫助您的團隊產生一致到且可預測的結果。

其次，記錄在案的敏捷工作流還可以衡量您的流程，以識別問題區域或瓶頸。識別瓶頸和簡化工作流程是追求敏捷的一大要素。

把工作流記錄在案可以使培訓團隊培訓的新成員能與其他部門的合作變得更加容易、快速。對於不熟悉流程的人來說，這些經過成熟思考、反覆試驗的流程遠比每個人口述的流程可靠並且有用得多。

如何構建敏捷工作流程

構建敏捷的工作流程可能需要花多一些時間，但值得花費這些時間。首先需要根據您的團隊對流程的熟悉程度和複雜程度來評估。記住，每次建立一個流程都會有所不同。但是，以下步驟將指導您快速地構建工作流程：

1.確定您要記錄的內容

如果您的團隊成員經常重複執行某個流程，那麼就可能值得記錄。對於複雜或涉及多個人的過程，其最終產品對於客戶或利益相關者都應該是可見的。尤其是過去您的團隊在這個過程中遇到麻煩，就更應該被記錄。

至於您應該或不應該記錄那些沒有設定規則的流程，則需要與正在使用他們的團隊交談，瞭解他們在此過程中的成效，再來確定如何與績效關聯。

2.確定工作流程的範圍

將工作流文件化的好處之一是，它可以確定流程範圍，並幫助您控制流程的複雜度，避免不必要的新增。通常，我們很容易透過非標準化的口述，為流程新增新的工作。雖然參與工作流程的任何人都應該在其範圍上提供意見，但是如果僅僅是發表意見而未把它記錄在案的話，那麼很可能每個人都會使用不同的策略去應對同一件事務，那就會取得不同的結果。為了任務採取最佳策略和結果，我們需要確定工作流程的範圍，消除多餘或進度緩慢的任務。

花多一些時間與您的團隊討論一下您要定義的特定工作流程中應該包括和不應該包括哪些內容，以及最終結果將如何擴充套件。

3.確定敏捷工作流程步驟

首先，只需列出您知道的工作流程中的步驟即可。如果可能，請親自參與此工作流程相關的每個人的交流當中，以更詳細地安排這些步驟。

當您討論每個步驟時，請向您的團隊詢問這個問題：此工作流程中的每個步驟都會幫助團隊實現其目標嗎？其實，這是在每條工作流中，每個人的輸入如此重要的原因之一：有些人可能已經找到了簡化或自動化工作流程中可以幫助整個團隊的部分方法。這樣的詢問，能幫助團隊更好地找到敏捷的業務流程方案。

最後，在流程中尋找可能會增加額外時間或費用的步驟，例如外包工作或等待團隊外部人員的批准。額外的時間和費用會增加工作流程的複雜性，因此要請儘可能消除或減少它們。

4.估計每個步驟的時間長度

一旦您的團隊同意工作流中的步驟，請估計完成每個步驟並記錄所需的時間。觀察這些時間長度也能有效提高敏捷性。例如，新人可能在某些業務步驟時顯現出低效率。那麼，團隊就有責任為他提供幫助：培訓他的技能短板，還是幫他熟悉業務流程。同時，也能為團隊以外與之合作的人提供背景資訊。

5.將流程步驟轉換為視覺化工作流程

構建工作流程時，將使用形狀和顏色表示工作流程中的步驟並指定執行這些操作的人員，這種視覺化的方式也能增加流程的敏捷性。如果您的企業還沒有建立有效的敏捷工作流指導方針，那麼您可以使用它們，這些視覺化流程繪製工具能幫助您建立和遵循工作流設計的一系列標準。

例如，您可以使用不同的顏色表示團隊中的每個成員，以便隨時在工作流中檢視，確保每個人都明確知道他們需要與誰討論每個步驟。

請記住，工作流程並非一定是一條線性的過程。比如內建的審閱和批准的工作流將具有不同的路線，具體取決於任務是被批准還是被送回進行重審。代表具有各種結果的工作流將在末尾分叉以顯示每個分支流程。

6.修改和完善工作流程

流程更改是非常常見的，其目的就是在於最佳化流程。它們使流程的細節可見，使您有機會從不同的視角考慮，對流程來說可能更有效的處理方式。

在實施新定義的工作流時，請注意瓶頸或問題區域。您還應該徵詢團隊的反饋，並傾聽他們的意見。您甚至可以抽出固定時間與團隊一起檢查工作流程並提出更改建議。擁抱一個敏捷化的工作流，並努力成為一個更高效的團隊。

建立敏捷工作流程的意義

建立敏捷的工作流程不僅僅在於簡化流程，還在於以敏銳的眼光看待流程並尋找改進的方法。這使您的團隊可以不斷思考他們每天要做的事情，並以協作的方式努力提高效率。