《說服力》：高效工作法，從時間、溝通和思維三個方面提升效率

前兩天，我的閨蜜和我抱怨說，最近領導需要做培訓，需要用到PPT，領導把這個任務交給了她，但是她的PPT做的其實並不是特別好，因此這幾天都在加班做PPT，想問問我有沒有什麼高效做PPT的方法。

其實，職場人對於PPT真是又愛又恨，PPT相對於Word和Excel，有強大的展示能力，經常需要在工作彙報、年終總結、產品介紹等等情況下使用，但是由於不能熟練的掌握PPT，所以做起來覺得十分費勁。

這時，有一位朋友給我介紹了這樣一本書：《說服力：工作型PPT該這樣做》。我突然發現原來只要掌握了正確的方法，PPT原來這樣簡單，我感覺也把這本書介紹給了我的閨蜜。

這本書的核心是高效，主要講述瞭如何一鍵轉換、一鍵排版、批次製作等PPT技巧，讓你快速、高效做出PPT。

“高效”一直是職場人追求的目標，同樣的工作有的人輕輕鬆鬆完成任務，準時下班，而有的人通宵達旦，最後做出來的東西卻依然不能讓領導滿意。

這篇文章將從時間、溝通和思維三個方面來說明職場人如何提高效率。

01 時間的高效：兩種時間管理辦法，雙管齊下，分清任務輕重緩急

提高自己的專業能力和完成任務的能力，高效地完成領導佈置的任務，是職場人們共同追求的目標。可以採用以下方法：

①採用“時間管理四象限”，分清任務的輕重緩急

有的人一拿到任務就埋頭苦幹，根本沒有搞清楚領導想要什麼結果，也沒有領悟領導的想法，辛辛苦苦地做完了以後才發現這並不是重要的任務，而真正重要的任務卻根本就沒有做。而有的人拿到任務以後會根據任務的緊急、重要的程度、完成任務的截止時間以及領導想到達到的效果進行有序的安排。

造成這樣巨大差異的原因就是大家對於任務沒有進行合理的分配。

可以使用“時間管理四象限”這種方法對於任務進行排序，分清任務的輕重緩急，將“必須做的事”和“儘量做的事”分開。

將必須做的事情做到最好，把儘量做的事情完成，這樣可以合理分配時間和精力，達到能力的最高配置。

在《高效能人士的七個習慣》中，史蒂芬·柯維說道：

“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費時間的最大理由之一。因為人的慣性是先做最緊急的事，但這麼做會導致一些重要的事被荒廢。

“時間管理四象限”透過“緊急”和“重要”兩個方面將任務分為四個維度，將任務放入四個維度中，就能清晰地對任務進行優先順序排序。

重要、緊急任務：立刻去做

重要、非緊急任務：有計劃的做

不重要、緊急任務：委託他人去做

不重要、非緊急任務：儘量別做

透過這樣對於任務進行安排，可以將精力集中要重要的任務上面，合理安排時間，提高效率。

②學會使用GTD，清空大腦，做好機會、及時總結

而另外一種安排任務的方法是採用GTD（Getting Things Done）時間管理法：

GTD時間管理法的核心就是列出待辦事項清單和完成事項清單。

待辦事項清單強調目標，將頭腦清空，將需要辦理的事項一件一件列示出來，看看哪些事情必須要做，哪些事情可以推後處理。而完成事項清單重在展現成就，審視你將時間花費在了哪裡，總結經驗，接受教訓。

02 溝通的高效：明確觀點、結論現行、重點突出、邏輯清晰，讓溝通雙方都能有的放矢、關注重點

除了高效的時間安排以後，職場人士不得不面對的一個問題就是溝通。職場人總是花費大量的時間進行溝通，但是卻發現溝通成本很高，時間花費了，效果卻不好。越來越多的人發現職場溝通實際上是一門學問。

關於溝通高效，我覺得可以從以下三個方面進行提升：

①和領導溝通，給選擇題而不是問答題

很多職場人在和領導溝通時經常犯的錯誤就是，直接給領導一道問答題，或者直接向領導索取解決辦法。這樣做會給領導留下思想不成熟、能力有限的印象。

雖然，我們確實因為經驗有限、能力不足和思維的侷限性，對這個問題束手無策，但是我們卻需要先對這個問題想出自己的解決辦法，而且不是一個解決辦法，應該是多個解決辦法。當我們給領匯出的是選擇題時，領導會根據你提供的建議，相應決策，即便你的建議不夠完美，但是領導也可以在你提供的選擇上面進行改進。

建議可以採用先描述問題和問題產生的原因，然後再給出幾種解決方案，然後分析每種解決方案的優缺點，最後闡述自己覺得哪種建議比較合理，最後詢問領導的答案。

②集體溝通：先講結論，再展開具體說明

在集體溝通時，大家的時間是十分寶貴的，如果這時你還對一個事情進行長篇大論地描述，最後才給出結論，往往會消磨大家的耐心，最後大家總是聽得一頭霧水，不知所云。

因此在集體溝通時，建議先給出結論，讓大家知道你的態度和觀點，然後再一步步對這個觀點進行論述和說明。

③溝通的關鍵：重點突出，邏輯清晰

職場溝通的大忌就是邏輯不清，重點不明，說了半天也不知道你在說什麼。因此，

在和他人溝通之前就需要明確這次談話的目的和核心要點，將最重要的事情擺在最前面解決，然後再依次說明次重要和次次重要的事情。

這樣做的好處就是可以讓對方一下子就瞭解這次談話主要的內容是什麼、需要解決的重點是什麼，就可以有的放矢地進行溝通，否則很容易失去焦點，這件事還沒有講清楚，那件事又開始討論，最後所有事情都沒有一個結果。

03 思維的高效：採用金字塔結構，讓你的思維觀點明確、重點突出、結構清晰

在職場上我們總能碰到這樣的情況，有的人幾句話就能把工作彙報清楚，而有的人卻說半天都說不到點子上。有的人加班做了幾十頁的PPT在會議上滔滔不絕說了幾個小時，會議上的同事依然一頭霧水，而有的同事只是隨手畫了一個表格、幾張圖片，說了幾句話，就將問題說的一清二楚。其實這後面關鍵就是思維是否清晰，是否構建了一個結構清晰、邏輯順暢的思維方式。因此，結構化思維表達是職場的必備技能。

那麼怎麼樣才能結構化思維表達呢？推薦你使用金字塔原理。

在《金字塔原理：思考、表達和解決問題的邏輯》一書中，提出了金字塔結構，金字塔結構的關鍵是：

結論先行

：在論述問題的時候需要簡明扼要地說出你的主題或者結論，突出你的重點問題。

以上統下

：上一層思想是下一層思想的總結和概括。上一層思想是下面思想的總結、概括，而下一層思想是對上一層思想的分解。

歸類分組

：每一組思想都屬於相同的邏輯範疇。在金字塔結構中每組思想都是按照一定的邏輯順序進行歸類的，採用的是相互獨立、完全窮盡的原則進行分組，每組都屬於同一個類別。

邏輯遞進

：每組中都是按照一定的邏輯關係進行組織歸類。每一類問題往下推演，引發新的問題，不斷往下推演，直到解決所有問題。

採用金字塔結構對問題進行分析和闡述，並不斷進行練習、思考和提升，你就能慢慢發現自己進行彙報時是觀點明確、重點突出、結構清晰的。

寫在最後

高效是職場人的追求，但是要做到高效卻不是一朝一夕的，建議大家從時間、溝通和思維三個方面進行刻意練習，在處理事情、解決問題、彙報溝通時都儘量做到思路清晰、表達有力、重點突出。經過不斷地練習以後，我相信你一定能更加高效快速，成為更優秀的自己。