一個法律文字複製貼上小丑聞引發的“團隊知識傳承”經驗談

作者：法務新哥

這兩天，法律界冒出一個影響不小的“烏龍”事件。S所在為B公司起草的公司資料表中，將B公司名稱寫成了D公司的名稱。這資料本來是B公司提交給港交所的。

這事甚至都引起了央視的關注，被央視狠狠地批評了一頓，稱其是“不可原諒的大烏龍”。

“

這類上市材料很有可能是一線的年輕律師起草，後續有資深合夥人把關簽字

。

這一次有可能就是年輕律師出現了紕漏，後續的合夥人也沒能及時檢查出來。

”一位法律人士分析稱，知名律所業務繁忙，很多基礎性文字工作都會交給年輕人來完成。

湊巧的是，S所同時也為D公司提供法律服務。這麼一來，想必大家都看明白是怎麼回事了。很有可能就是年輕律師直接拿著所裡上次給D公司做的資料修改，然後當做這次給B公司做的資料了。

一、我們可以嘲笑S所的失誤，但是有多少人能確保自己不犯錯？

其實類似的錯誤，在我們的日常工作中也遇到過。比如說，這次為某專案起草的合同，頁首上寫的是上次其他專案的名稱，條款中某一合同方的簡稱，並非本次簽約主體的簡稱……那麼，導致出現這種錯誤的原因是什麼呢？是不是複用既往文字的錯呢？也許有人會說，假如不套用之前D公司的文字，重新起草，就不會出現“張冠李戴”的低階錯誤了。

作為法律共同體的一員，本人對這次S所的“烏龍”事件還是報以一定程度的同情。但不管怎樣，錯了就是錯了，寫這篇文章也不是幫他們開脫。子曰：“見賢思齊焉，見不賢而內自省也”。

我們法務群體不是“看熱鬧不嫌事大”的吃瓜群眾，而是法律專業人士，應該引以為鑑，避免今後犯同樣的錯誤。

二、放棄行業驗證過的“複製貼上修改修改再修改”，面對事多人少如何提效？

新哥倒是想強調一下，諸如此類的“張冠李戴”錯誤，並非文字複用的錯。出現這種錯誤，主要責任應該是在起草人員和稽核人員身上，不應歸咎於文字複用。按說這是隻要識字的人就不會犯的錯誤，可是為何還是出錯了呢？很有可能就是“忙中出錯”。現在不管是法務還是律師，都面臨著“事多人少”的困境。

我們不能因為出現過這種“烏龍”錯誤，就杜絕複用以往的文字。這是因噎廢食的做法。

不使用以前的文字？那你從零起草一個文字不僅對客戶收費昂貴，還可能犯幾百個錯誤……而不是一個！

反倒是因為“事多人少”，為了提高工作效率，我們應該提倡文字再利用，只是要注意方式方法。

還是拿B公司這次的上市資料為例，如果S所的起草律師不是直接用上次給D公司做的資料，而是用事先專門準備好的留白待填空模板，就不會出現這種烏龍錯誤了。雖然這次烏龍事件的直接原因是相關人員未盡到審慎義務，但根本原因其實是沒有做好知識成果再利用。往深了說，這是工作思維和方法的問題。

借這次事件，我們正好可以再審視一下知識再利用這種方法。做為知識管理的一種主要方法，知識再利用最重要的一點，就是避免“重新發明輪子”。避免“重新發明輪子”的目的在於以最少的投入得到預期的結果，甚至事半功倍。其中一個重要的方面就是再利用而不是再重做，儘量避免重複勞動。再利用是一種資源最大化的方式。通常而言，記錄、儲存和檢索知識的成本遠小於另起爐灶從頭做一遍。跟我們存錢理財一樣，透過儲備我們透過學習、實踐後獲取的知識，我們可以在將來加以利用、獲取回報。“學以致用”，也是這個道理。

三、我們該如何從過往的工作中挖掘價值？

或者說，我們該如何在將來挖掘現在工作的價值呢？結合個人工作經歷，談談幾點個人拙見吧。

首先，要隨時注意再利用的機會。

當開始一項新的工作任務時，先想一下是否有現存的知識可供利用？很多人在接到一個新任務、新課題時，總是先想到問別人有沒有做過這樣的工作。有時還會去網上搜索各種資源。殊不知，自己手上現有的工作成果其實就是個值得挖掘、提煉的“富礦”。與其向別人抄襲，不如向過去學習。在電腦上安裝一些比較好用的文件搜尋工具，平時養成分門別類存放工作文件的習慣，顯然可以讓這個“挖掘”工作更輕鬆些。

第二，有意識地為將來的“再利用”創造條件。

生活告訴我們，幸運女神總是青睞那些事先做好準備的人。“未雨綢繆”向來是我們人類的美德。在我們的工作中，也是如此。如果同時有兩種以上的方法完成某項工作任務，那麼我們就儘量選擇可以留下更多可再利用知識的方法。

例如，我們在準備PPT資料時，對於那種以圖示的方式展示層次、結構或流程的內容，就有兩種以上的方法。一種方法是我們把手工畫圖掃描成圖片或者用其它軟體畫好輸出圖片，再插入到PPT中；另一種方法是直接用PowerPoint的SmartArt畫流程圖、層次圖。對於這兩種方法，明顯是後一種更便於再利用。這也是我總結出的教訓。本人曾經習慣用第一種方法，但是每當再準備類似PPT時，如果相關內容發生變化需要修改，就發現工作量巨大，苦不堪言。

此外，這種“有意識”還需要我們多花點時間提煉已完成工作中的經驗和訣竅。多想一想，我們從中學到了什麼？我們犯了哪些錯誤？我們應該吸取哪些教訓？比如我剛才舉的那個例子，被折騰得苦不堪言之後，就開始反思總結是不是有更省事省力的方法。

第三，過程檔案也應該留存。

有人喜歡清理冗餘的工作檔案，只儲存終稿版本檔案，參考資料、過程檔案都刪掉。如果不是儲存空間有限，個人建議最好不要這樣做，除非你是隻聽彙報的大領導，從不需要親自操刀準備這些檔案。

如果只儲存最終成果，那麼就會損失很多有價值的材料。參考資料和過程檔案同樣值得儲存，包括那些曾經提出但是被否決的其它觀點和方案，被棄用的條款草案等等。例如，在前期合作的初步協議中關於某個事項的條款，由於過於詳盡而被捨棄，但是在後續具體的股權合作合同中，卻正好能用上。再以我們最為常見的逾期付款利息計算為例。除了在最終的起訴狀或函件中寫明所主張的利息金額，我們還應該保留計算利息的excel表格，以後再算利息時還用得上。

第四、知識成果再利用。

這是大家最容易想到的方式，也是最為直接、最為常見的方式。開篇提到的“烏龍”事件，就是直接利用了之前的正式成果。我們在處理案件時，也會找之前類似勝訴案件的材料準備答辯狀、代理意見、收集證據……在起草合同時，我們也習慣於找到既往類似交易的合同文字來起草。但是需要注意的是，要避免出現類似的烏龍事件，進一步提高效率，我們最好是在現有的知識成果基礎之上，製作各種模板、各種操作手冊、作業指導書等。我們應該善於總結、提煉，發現規律。