3000字乾貨！一文帶你讀懂：BI能解決報表解決不了的什麼問題？

一、BI不等於報表

工作原因，老李經常跟不同行業的人打交道。不聊不知道，

在大肆談論“數字化轉型”、“信創”、“業務物件數字化”、“BI”這類大而廣的詞語之下，隱藏著的卻是國人的無知。

搞業務的朋友不太懂這類工具和概念，我也理解。但居然有CIO連報表和BI都分不清，採購系統都是鬧著玩的？

顯而易見的結論是：

BI可以用報表展示，但BI不是報表。

BI的概念之所以不被完全理解，一個是BI廠商對工具的過度包裝：一會是敏捷BI、智慧BI，一會又是自助式BI、AI+BI等；另一個是大多數企業資訊化水平完全沒到能用BI的階段，山豬哪懂吃細糠。

那BI到底是什麼呢？知乎有個博主把BI稱為

全能型增長駭客迅速利用資料發現資訊及商業價值的“沙漠之鷹”

，字首很多，提煉一下就能把BI的作用說出來：

利用資料，發現價值

。至於到底是透過報表還是圖表，其實沒那麼重要。

基於對於BI的基礎認識，我就從大家熟知的報表說起，跟大家講講報表和BI的關係，以及什麼時候才需要上BI。

二、報表能解決和不能解決的問題

報表從字面上理解，就是報告狀況的表。透過表格、圖表等對已有的資料進行分組、計算等資料統計及分析，然後透過報表的形式展現出來，從而方便業務部門掌握業務情況。

我們最常見的報表形式就是Excel報表，幾乎99%的職場打工人都使用過Excel進行報表製作，比如用sum函式彙總一下整年的銷量。

但Excel對於企業級資料分析來說，實在有些不夠用。Excel單張表的資料處理量最高是104萬條，資料量一大就卡死。

而且，Excel很難做好資料收集和整理工作。

之前聽說一個國企，花了幾千萬買了個系統，用了半年，企業老總最後從系統裡看不到任何資料，找來生產部門一問才知道還在用紙質報表和Excel，公司印表機旁邊永遠堆著數不清的報表，幾千萬買回來一堆廢紙。

這種事情絕不是偶然，中國企業的資訊化建設遠沒有大家想象中的完善，大部分企業根本做不好資料收集的工作。

就拿最常見的月生產進度表來說，資料從收集到老闆看到要經歷好幾個步驟：車間員工填報紙質生產單——小組長收集彙總紙質生產單——車間管理人員將紙質單錄入Excel並透過郵件發給報表專員——報表專員加班加點製作報表再發給領導。如果某製造企業有3000個員工，35個車間，資料將會亂成什麼樣？決策者看到這張月生產進度表的時候可能已經過去一週了。

Excel弊端很多，所以企業基本上是不會只用Excel來做表，有的會直接用業務系統（OA、ERP等）自帶的固定報表，這些表格式比較單一，直接看資料還行，如果要用來分析啥的，也不夠。

現在企業用的比較多的還是程式碼開發或者報表工具。前一種對IT的依賴度很高，需求經常需要排期，而且很可能開發出來的報表和業務想要的完全不一樣。

後一種是報表工具，可以理解為是王者級別的Excel，報表設計介面和Excel很類似，但暗藏的功能比Excel多得多。就拿國產的一款報表工具FineReport來說，工具本身用的是直連資料庫，也就是說你的資料庫裡面有多少資料，這個工具就能直接使用這些資料，單個數據庫情況下感知可能不深，當需要從多個數據庫資料表取數的時候，你就知道直連的方式有多好用了。在沒有資料的情況下，報表工具能夠自動錄入車間資料，上面例子中的月生產進度表幾乎就是實時產生。

報表工具對於處於資訊化建設階段的意義是重大的，打破資料孤島，提高作表效率，完善資料基礎建設，資料終於能夠被“看見”了，可能是透過一張折線圖，也或是一張視覺化大屏。

但在這個階段，另一個錯誤就開始了，IT人員開始大量製作報表，報表系統越來越累贅，訪問量卻只有個位數，業務人員和決策者仍舊沒辦法透過檢視報表就進行決策。

明明已經給決策者提供了大量的報表，為什麼會出現這樣的問題呢？我覺得原因有兩個：

一，報表只解決了“看”的問題，做決策的人根本沒辦法直接從報表中看出問題。

二，IT和業務之間不可調和的矛盾，IT無法完全理解業務想要什麼，業務又覺得IT做出來的表完全沒用。

三、BI怎麼解決報表不能解決的問題？

如果你們公司已經完成了資訊化建設，企業也已不再滿足於單純地“看”資料，而是希望用已累積的業務資料去反哺最佳化業務，那就可以開始用BI工具了，這裡仍舊以帆軟的BI工具FineBI為例。

1、BI技術改變了決策者獲取報表的方式。

BI模式之下，製作報表的人

從“IT人員”轉變成了“業務方、決策者”

，自己一定更瞭解自己的需求是什麼。那IT人員需要做的，就是準備好資料，給不同部門賬號分配好許可權，方便他們使用。

用一個形象的例子來解釋，吃火鍋的時候都需要調醬料，有的人喜歡麻醬，有的人喜歡油碟，餐廳通常只會給出各種調料蔥、蒜、小米辣、牛肉醬、沙茶醬、芝麻醬等，而你在吃的時候，需要自己去調料，像我最喜歡的是放蒜、小米辣、醋和麻醬。在這個情景下，IT人員扮演的就是餐廳角色，而業務方扮演的則是每一個吃火鍋的人。

很少有餐廳直接給你上調好的調料，為什麼？一是省事兒，二是眾口難調。業務分析也是一樣道理，透過BI平臺，IT的人力被釋放了，業務人員也能按照自己的需求進行資料分析。

2、業務人員做資料分析，不僅要知道發生了什麼，還要知道為什麼發生？後者是需要深入分析的。要實現分析有一個前提和兩個要素。

前提：

能夠處理的資料量要夠大（FineBI用的spider引擎，能夠抽取資料，處理千萬量級資料不是問題）；

兩個要素：

一是任意維度分析，二是任意路徑分析。

①任意維度分析

比如在一張門店銷售表中，有時間、品類、數量、顏色等維度，比如你想分析2022年哪種顏色銷量最好？這時候你只需要在Excel裡面按照顏色和數量拉一張柱狀圖就能完成分析，這就是按照顏色和數量維度的分析。單張表中，你可以利用Excel按照自己的需要選擇不同的維度做分析。

但實際業務中哪有這麼簡單的分析？就拿銷售門店的報表來說，就有商品庫存表、銷售進度表、門店供貨情況表、售後情況表等等，這種時候往往就需要從這張表中取一些維度，再從那張表中取一些維度，然後拼接在一張表中分析。這種分析在報表中是需要透過寫SQL來呼叫的，表越多SQL寫得越多。但在BI中很簡單，就是拖拽和點選，把你需要的維度選出來，合併在一張表中。

②任意路徑分析

說到路徑，可能懂行一點的朋友就要說了，不就是跳轉、聯動、鑽取之類的嘛。功能層面來說確實就是這麼簡單，但實現起來可比報表工具簡單得多。你沒辦法逼迫不懂程式碼的業務去學SQL和vlookup函式，但你可以看到54歲的財務阿姨用BI製作著財務分析報表，並時不時鑽取檢視明細。除了操作層面的簡單，別忘了最重要的“任意”，任意就是業務人員想怎麼樣就怎麼樣，想做什麼分析就做什麼分析，哪怕他想把員工上廁所的次數和銷售資料拉在一起分析一下，也是完全可以實現的。

看到這，大家對於BI工具應該瞭解得比較清楚了，開頭關於報表和BI的問題自然也有了答案，BI可以用報表展現，但BI不僅是一個數據視覺化工具。如果非要說BI的價值的話，那它能夠讓人“變聰明”，促使你思考更多的問題和疑惑，從而做出更靠近真理的決策。