讓每一個回單找到自己的“家”

眾所周知，銀行回單是銀行出具給單位或個人表示其收到或付出一筆款項的憑據，通常企業把回單當作會計做賬的原始憑證。可以說，它是客戶在銀行進出資金和發生業務的直接證據，因此銀行回單的列印、保管、分發變得尤為重要。然而在現實工作中，由於裝置或者流程上的原因，回單的管理和發放工作成為大家頗為頭疼的事。隨著時間的推移，回單也慢慢堆積成山，考慮到現實情況，有一些企業發生業務以後，企業會計也不經常來銀行取回單，回單的管理人員可能不得不專門空置一個抽屜來保管回單，但是時間長了，也許某天某個企業會計要來領取某張回單，我們可能翻找回單都要花上十幾分鐘的時間，不僅耽誤了正常業務，也會讓企業會計等待太長時間而產生不良情緒，怎麼解決？

其實，方法真的是從遇到困難、解決困難總結出來的。下面我淺談一下紹興支行的一些做法，和大家分享一下。紹興支行從今年四月份對公業務開通以來，已經有兩個基本戶，九十多個一般戶，還有一些單位定期戶和通知存款戶，因為涉及授信業務，許多企業的資金進出十分頻繁，隨之而來的是回單登記和發放工作壓力的增大，因此使用配備的回單箱變得至關重要。要學會充分使用回單箱，不要讓其成為一件空擺設。企業很講究時間觀念，企業會計往往是來匆匆去匆匆，由於時間緊迫的原因不會聽我們講解回單箱的使用說明。因此，管理上會很被動，怎麼辦？我們的做法就是化被動為主動，先是幫助企業在回單箱系統中開戶，把核心中系統中開立的賬戶，尤其是業務頻繁的企業賬戶錄入到回單箱系統中，給每一個賬戶分配好抽屜，因為回單卡和抽屜是一一對應的（當然也可以根據要求設成一卡多戶的形式，也就是一張卡可以開啟多個抽屜），然後在卡上貼口取紙並填寫好企業的賬號，做一個《企業回單卡認領登記簿》，這樣不管是每天大小額系統列印的回單，還是借款借據的回單等，都可以根據賬號，讓回單找到自己的“家”，而企業如需要拿回單，就不需要去翻那些五顏六色的回單。先是發放回單卡，只需要根據賬號，找到對應的回單卡，登記好領取日期，讓企業做個簽收手續。然後企業會計就可以用回單卡取回自己的回單了。

當然，有些人可能會問，要是遇到企業在回單箱裡沒有找到應有的回單，可能無法判斷到底是企業重複領取還是銀行人員漏打漏裝了呢？這裡要說的是我們的第二個做法，就是裝單登記工作了。我們透過一些現成的工具，將每一筆需要裝單的或者發放的回單進行業務登記，例如業務種類、時間、金額、前置流水等並列印當天惟一流水號，如果企業會計需要當場領走回單，可以在工具中找到那一筆流水，並按流水號找到回單，只要將此筆回單進行發放，就可以完成登記回單發放登記簿的工作，並讓領取人簽收。如果需要裝入回單箱的，就把這批迴單打印出一個按賬號排序的裝回單箱清單，可以用這個裝回單清單作為登記回單發放登記簿的依據。這樣我們的裝單過程就不容易出現忘裝、漏裝的情況了。然後，我們每天都會將手上的回單清理完畢，按週期將列印簽收的登記簿裝訂成冊，按週期歸檔以備將來查閱需要。

實際上我們回單箱的使用重點就是裝箱登記工作，是回單按日清理的基礎，這是我們的回單管理工作上的一個方便之門。現在使用的回單箱功能都大同小異，在回單系統中開好戶後，就可以直接進行裝單了。

我們還總結了另一個竅門就是固定客戶的回單抽屜。在預設情況下，企業的回單抽屜是隨機分配的，就是說只要領取一次，系統預設將抽屜清空。下次再裝單時，系統會隨機分配到其他位置的抽屜。而我們支行配備的回單箱是4組，每組尺寸是7×40，最高的一層的抽屜位置接近兩米，非常不方便取放回單。出於人性化的考慮，我們在開戶時透過使用抽屜分配功能，將位置設定在適當高度，這樣不僅方便了企業客戶，同時也可以將每個企業標好位置，易於客戶查詢抽屜領取回單，也便於我們的統一管理。

同時，我也發現了回單箱有不少人性化的設計。例如在裝單時，可以將裝單賬號依次全部輸入，然後點裝單，就可以依次自動按順序開啟抽屜，不僅能提高每筆裝單的準確性，而且還省時省力。如果企業客戶在領回單時，忘帶了回單卡，管理員可以在核實對方身份後，進入操作管理員賬號，為其進行鍵盤提取回單。

回單箱的日常維護也是必不可少的，管理員在管理員賬戶中可以根據回單檢索，以圖示的形式瞭解每一個抽屜當前的狀態，檢查裡面是否有單，是否正常。同時，回單箱在設計上也為了滿足要求，加入了企業自助回單列印功能，但是因為我行的核心業務系統還不具備這項功能，暫時還未用上。但是我想隨著時代越進步，以後的可以用的功能會越來越多。

如今回單自動印表機、銀行電子回單等新功能正在步入市場。無論新的產品功能如何，說到底還是管理在創新，方法在創新，花相同的精力卻能做出不同的效率，這就是好的方法帶來的快樂。當然，方法沒有最好，只有更好，相信大家可以根據自己的工作經驗不斷去實踐，不斷去完善，去尋找一個適合自己的方法，那才是perfect，不是嗎？