如何寫好一封郵件？

郵件可以說是職場溝通中一個重要的工具。

哪怕現在已經有了很多即時交流工具，郵件仍然是必不可少的。

比如在一些公司，哪怕已經進行過電話交流，如果沒有收到正式的郵件，很多工作仍然沒法推進。

既然郵件這麼重要，我們要如何寫，才能充分發揮一封郵件的價值呢？

要寫好一封郵件，也是有方法和技巧的。

《職場寫作全書》 一書裡就對郵件的寫作進行的詳細的說明。

《職場寫作全書》

本書的作者是勞拉·布朗，她擁有30多年的寫作輔導經驗，在這期間，有很多客戶讓她推薦關於商務寫作的好書，她最終因為沒能找到可以真心推薦的商務寫作書，於是自己寫了一本，也就是我們現在看到的這本。

在《職場寫作全書》裡，勞拉·布朗提出了商務寫作的七步法則，為我們展示了四個大類一共26種商務文書寫作型別，其中包括電子郵件、

即時

訊息、推薦信，新聞稿，求職信等等。

今天我們主要來看如何利用七步法則寫好一封電子郵件。

開始寫郵件之前

在開始寫郵件之前，我們需要先思考這封郵件到底應不應該寫。

比如，如果溝通內容不需要留下書面記錄，或者問題並不是經過一兩輪的書面溝通就能解決問題，那麼發郵件就不是一個明智的選擇，應該進行電話或者即時通訊工具溝通。

除此之外，如果郵件中存在任何對自己或者對公司不利的東西，千萬不要發出去。因為在法律程式上，郵件是可以被公開的。

我們必須注意，郵件有洩露資訊的風險。

因此，在發郵件之前，先考慮發郵件的必要性和風險性。

先決定，寫？還是不寫？

七步法則寫郵件

接下來我們就一起看一下，如何用七步法則寫好一封郵件。

第一，明確寫作意圖。

要想明白為什麼寫這封郵件，要透過這封郵件達到怎樣的目的。

是希望對方配合進行某項工作，還是需要對方提供什麼資料，確定寫作意圖之後，把寫作意圖濃縮成一句話，寫在郵件的主題處。

第二，針對讀者而寫。

寫郵件的時候，要重點考慮讀者的需求和期望。

比如標題要做到簡明具體，如果郵件特別重要，可以在標題上加上“重要”等字樣，如果需要對方回覆，也可以寫上“需回覆”的字樣。

第三，開篇明確有力。

有研究表明，一封郵件的平均閱讀時間是七秒鐘。 按照讀者大概有十多秒鐘的注意力時間計算，寫郵件時應該把重點放在前三行。

在這裡寫上要求、結論或者截止日期等等重要資訊。

對於重要資訊可以用文字加粗的形式進行提醒。

第四，文字簡潔明瞭。

因為閱讀郵件的時間很短，所以就必須做到簡短，寫作內容儘量要濃縮成要點，尤其是首發郵件。

後續跟進的郵件內容可以更加詳細一些。

另外，還要注意一點，一封郵件最好只有一個主題，這樣不僅利於把話說清楚，也方便日後郵件搜尋和查詢。

第五，內容補漏刪冗。

對其中內容進行全面快速的檢查，確保滿足所需又沒有冗餘的資訊。

第六，語言通俗易懂。

如果對方不是專業人士，就不要用行話術語。

第七，及時檢查修正。

寫好之後先不急於發出去，先檢查。

第五、六、七步，均屬於檢查修改的範圍，可以一起進行。

在傳送電子郵件之前記得檢查以下幾個要點：

①檢查郵件中是否有機密資訊，因為郵件不屬於個人隱私，如果涉及機密資訊，記得刪除。

②思考郵件是否真的有必要抄送給準備抄送的人。

③如果是轉發郵件，記得檢查是否有不能轉發的內容。

④自己讀讀看，讀完前三行是否掌握了郵件的重要內容。

⑤檢查郵件文字是否嚴謹、簡潔，檢查郵件中是否有錯別字，郵箱地址是否都正確填寫。

也可以請同事幫忙檢查郵件是否有問題。

寫好一封郵件，看似簡單，但其實中間有很多需要注意的地方。

比如當我們需要別人配合工作的時候，如果郵件沒有寫清楚，很可能成為別人推脫責任的理由；如果郵件抄送給了本不該抄送的領導，可能會給領導留下不好的印象，也可能會傷害和同事的人際關係。

總之，看似簡單的郵件，值得我們好好琢磨。

在進行郵件寫作或其他商務寫作時，不妨翻開這本《職場寫作全書》，按照其中的步驟，仔細對比，認真檢查，讓商務寫作不再困難。

《職場寫作全書》