兩招搞定參考文獻自動編號與格式編排

編序號怎麼有箭頭

參考文獻引用過程中涉及的主要問題：

1。 參考文獻如何自動編號？

2。 參考文獻的格式如何自動編排？

解決方案：

1。 交叉引用

2。 使用文獻管理軟體

背景

小編讀博期間，實驗室引進了一位畢業於牛校的青年教師。這位老師非常負責，為了督促大家學習，要求實驗室研究方向與他相關的小碩和博士（小編就是其中一員）每週開一次組會。有一次組會上這位老師提了兩個男默女淚的問題：“你們都怎麼寫參考文獻？是不是從谷歌學術直接複製？”

小編被這兩個問題扎得說不出話來，因為小編寫論文時就是從谷歌學術直接複製的。接著這位老師說：“這樣的話如果刪除了一條文獻其它文獻的序號怎麼辦？是不是就得一個一個改？”

因為這次組會，小編開始關注如何更高效率地書寫參考文獻，不過一些具體的實現方法還是在後續自己寫小論文和畢業論文的過程中，透過實踐慢慢總結出來的。小編認為參考文獻的書寫主要涉及兩個問題：

1。 參考文獻如何自動編號？

2。 參考文獻的格式如何自動編排？

解決方案

針對以上問題，小編總結了兩種解決方案：

1。 word自帶功能——交叉引用

2。 word外掛——文獻管理軟體

方案1

不需要安裝文獻管理軟體，易上手，但需要自己完成參考文獻的書寫，如果是谷歌學術能夠生成的格式（圖1-1）能夠直接複製貼上，其它格式還需要自己進行修改，也就是說這種方法只能解決問題1，不能解決問題2，且這種方法操作相對複雜，尤其在同時引用多條文獻時。因此，小編覺得這種方法是一種“將就”的方法，適用於不想安裝和學習文獻管理軟體，且參考文獻較少的情況。

圖1-1 谷歌學術生成格式

方案2

需要安裝文獻管理軟體，且需要花時間學習如何使用文獻管理軟體，但可以書寫多種格式的參考文獻，滿足多種期刊的要求，能夠同時解決問題1和問題2，且操作相對簡單。因此，確認過眼神，小編覺得這是參考文獻書寫“對的人”，建議各位採用這種方法，尤其是所要書寫的參考文獻數量較多時，比如畢業論文。

下面小編將會分別介紹這兩種方案的實現過程，各位可以按需食用。

一、 交叉引用

交叉引用

採用的原理就是上一期的引用題注（論文寫作 | 讓你事半功倍的word妙招（一）），這種方法主要包含兩個步驟：參考文獻編號與交叉引用。

步驟一：參考文獻編號

參考文獻編號可以使用Word的自動編號功能實現。新增第一條參考文獻時，選擇合適的編號格式進行編號，如圖1-2所示，如果沒有合適的格式，則可以自己定義新的編號格式。生成編號後，我們便可以書寫第一條參考文獻（從谷歌學術複製或者自己按要求書寫），書寫完畢後換行，便可以生成第二條參考文獻的編號，以此類推。

圖1-2 Word自動編號功能

步驟二：交叉引用

假設我們已經書寫完5條參考文獻，如圖1-3所示，我們想要引用論文［3］，我們只需應用交叉引用功能（Word“引用”選單下），插入對應的編號項編號，如圖1-4所示，就可以完成引用，效果如圖1-5所示。完成引用後，我們可以更改引用編號（圖1-5中的“［3］”）的形式，將其改成我們需要的格式，比如設定成上標，這樣就完成了論文引用。透過這種方式，在增減參考文獻時，參考文獻的編號就會自動更新，無需手動修改。

圖1-3 書寫完畢的參考文獻

圖1-4 插入編號項編號

圖1-5 交叉引用效果

如果我們需要同時引用多條文獻怎麼辦？

假如我們需要引用文獻1-3。首先，採用上述交叉引用的方法插入編號“［1］”和“［3］”，如圖1-6所示。

圖1-6 同時插入多個編號

接下來，採用更改域程式碼的方式更改編號格式。分別右鍵點選編號“［1］”與“［3］”，點選“切換域程式碼”更改兩個編號的格式，如圖1-7所示，分別在現有域程式碼後面加入字元“\#“［0””與“\#“0］””，即：

將［1］的域程式碼變為“{REF _Ref444874348 \r \h\#“［0”}”

將［3］的域程式碼變為“{REF _Ref444874357 \r \h\#“0］”}”

如圖1-8所示。

圖1-7 更改域程式碼操作

圖1-8 域程式碼更改

分別選中更改後的域程式碼，使用“F9”或右鍵選擇“更新域”功能更新域，引用的編號格式將變為“［13］”，如圖1-9所示。在“1”和“3”中間加上破折號，再設定其格式，便可以完成多條參考文獻的引用。採用同樣的方法可以實現“［1，3-5］”這種間隔引用格式。

圖1-9 域程式碼更新結果

二、 文獻管理軟體

下面為大家介紹參考文獻書寫的究極大法：利用文獻管理軟體。小編所使用的軟體是EndNote，使用感不錯，大家可以下載安裝。另外，有一次指導師弟寫論文時發現他用的NoteExpress也挺好用的，曾經有師兄也向我推薦過Zotero，這個軟體免費開源，大家都可以考慮。

因為小編比較熟悉EndNote，所以小編就以EndNote為例進行介紹。採用EndNote引用參考文獻主要分為三個步驟：文獻匯入，文獻引用，文獻格式設定。

步驟一：文獻匯入

這個過程需要在EndNote中建立資料庫，將從網站上下載的文獻資訊匯入EndNote，這裡以Elsevier網站為例介紹這一過程。

（1）文獻資訊下載：關鍵詞 → 選擇文獻 → Export → RIS format → 儲存（ science。ris）。

圖2-1 網站檢索

圖2-2 網站輸出

（2）將文獻資訊匯入EndNote：File → Import file，如圖2-3所示。這裡需要注意的是“Import option”的選擇，選擇和文獻資訊檔案對應的選項“RIS”。

圖2-3 文獻資訊匯入

我們在儲存文獻資訊時，不同網站的儲存格式不同，從而匯入資訊時“Import option”的選項也不同。這裡小編將常用網站的儲存格式與對應的“Import option”選項列舉到表2-1中，供大家參考。因為知網、谷歌學術與百度學術上面能查詢中文文獻，因此匯入中文文獻時“Text translation”選項需要進行設定。

表2-1 不同網站的文獻資訊儲存格式及其對應的匯入選項

小編剛開始使用這種方法引用參考文獻時，還會在不同網站上下載文獻資訊，後來覺得每次都要去對應格式和匯入選項太麻煩，就索性想要引用時就將論文題目複製到百度學術檢索，全部在百度學術上下載文獻資訊，這樣就只用記住百度學術文獻資訊的匯入選項就可以了，也就是隻需在“Import option”選擇選擇“EndNote Import”就好了。

步驟二：文獻引用

文獻資訊匯入後，便可以在論文中引用文獻了。如果安裝了EndNote，Word的選單中就會出現EndNote選項，選中該選項，就會出現相關的操作選項，如圖2-4所示。透過“Insert Citation → 搜尋文獻 → 選擇文獻 → Insert”便可以插入參考文獻了，可以實現單條文獻插入和多條文獻插入。

圖2-4 插入引用

插入後，文中就會出現引用序號，文末的參考文獻中也會同時出現參考文獻的詳細內容，如圖2-5所示。

圖2-5 引用和參考文獻格式效果

如果我們需要在現有引用處插入新的參考文獻或者刪除參考文獻，只需透過“Edit & Manage Citation（s） → 選擇插入位置 → Insert Citation / Remove Citation”便可以實現，如圖2-6所示。採用這種方法增加或刪除參考文獻後，參考文獻都會自動進行編號，無需手動更改。

圖2-6 增加或刪除引用

步驟三：文獻格式設定

在寫完論文，引用好參考文獻後，我們通常需要將參考文獻內容修改成滿足期刊或者學校要求的格式。點選圖2-7中紅色箭頭所指的小箭頭，然後就會彈出圖中左側對話方塊，點選“Browse”，在彈出的右側對話方塊中選擇所需要的格式，確認後點擊頂部選單中的“Update Citations and Bibliography”便可以生成我們想要的引用和參考文獻格式。

圖2-7 參考文獻格式設定

有的同學可能會問“我在現有的格式中找不到我想投期刊的格式怎麼辦？”或者“現有的格式中沒有符合我們學校畢業論文要求的格式怎麼辦？”這個問題當初也折騰了小編很久，後續論文寫作專題中將會和大家聊聊怎麼解決這一問題，徹底搞定參考文獻格式的自動編排。另外，後續還將繼續為大家奉上一些word小妙招，請大家持續關注哦~