生活處處皆是專案，專案失控的原因往往在於你沒有事先規劃

說起專案管理，一般人都會認為，這個是公司領導才需要了解的事。以前也這麼認為。然而，我在看了《專案管理基礎》這本書後，對專案管理有了一個全新的認識。

專案管理協會將專案定義為“為創造一個獨特的產品、服務或結果所做的臨時性努力。”同樣，已故的質量管理學大師約瑟夫朱蘭博士，也將專案定義為“待解決的問題。”

在我們的一生中，不管是在工作、家庭或是社會方面，都會面臨一個個待解決的問題。也就是說，我們人生中的每一項工作，都可以說是一個專案。比如，工作中，你突然被公司安排去管理一個專案；又或在家庭中，你急需解決住房裝修問題等等，這些都是我們生活中的專案。那麼，我們該如何來對這些專案進行管理，以提升專案的成功率呢？

《專案管理基礎》告訴我們，從專案管理最基本的質量、成本、時間、範圍這四大限制條件開始，然後以step-by-step的方式，來規劃方案、制定計劃、完成專案。只要基礎步驟不出錯，專案管理就成功了一半。書中為我們提供了想成為一名優秀的專案經理，應該如何運用各種方法來解決問題，最終交出漂亮成績單。

本書自初版上市以來，就風靡全美，銷量高達20萬冊，它是一本可以幫助專案經理人迅速掌握專案管理精髓的書。

本書作者約瑟芬希格尼，曾經擔任過美國管理協會最佳專案管理的全球實務領導人。現在QMA國際責任有限公司擔任總裁，面向全球，為大眾提供管理學習解決方案。他的客戶包括百事可樂、聯邦快遞、威瑞森、默克藥廠、哈佛商學院、美國軍方等著名企業。

專案的失敗，往往會導致人們付出很高的代價。而幾乎所有的研究都會告訴我們，專案失敗的主要原因是因為管理不善，特別是沒有做好規劃。可見，規劃直接決定專案的成敗。

今天，我將結合書中的知識點，來跟大家談談為什麼要做專案規劃？為什麼專案規劃會做不好？及如何做專案規劃？

01. 為什麼要做專案規劃？

眾所周知，管理的主要功能就是對有限的資源實施控制，以確保組織目標能夠達成。

這裡的控制有兩層含義。第一層含義是“權力與主導”。管理學將這種控制稱為“命令控制”。這種控制是用恐嚇的手段讓人做事。這種方法，只有在他人沒有其他更好的選擇時，比如企業員工沒有其他理想的就業選擇，或還未成年的孩子沒辦法離開父母生活等，這種情況下，這個方法才能奏效。

另一種控制，是指當專案的實際進度與應有的進度之間產生偏差時，我們採取了糾正措施進行控制。這也是本書作者呼籲的一種管理方式。需要注意的是，如果要實施控制，我們就必須有一個規劃，明確應有的進度。如果沒有規劃，就不可能實施控制。

簡單來說，規劃就是要明確為何要做這個任務、如何完成、何人來做、何時必須完成、成本需要多少、有何要求等問題。

沒有規劃，就不能實施控制，所以規劃是絕對必要的。

02.

為什麼專案規劃會做不好？

專案規劃問題做不好，常見的原因有兩個，一個是對這個世界的信念，另一個是覺得做規劃很痛苦。

人的行為往往與其根深蒂固的信念一致。也就是說，一個人的世界觀決定其的行為。

作者在書中舉了一個例子。有個學員在參加了作者“專案管理工具“研討課後，回到工作崗位，就立馬召集專案成員開會，想要制定一個規劃。可是，他的老闆卻讓他們停止會議。因為老闆覺得規劃不重要。在老闆的信念裡，做規劃是毫無意義的事。

還有一些人會覺得做規劃很痛苦。特別是工程師和程式設計師，他們常常會擔心竭盡全力估算出來完成任務所需的時間後，就會受此約束。他們擔心沒有達成預定進度，就會惹禍上身。但作者卻認為，創造力是可以排時間表的。只要給出限制條件。

作者發現，當我們要求專案成員制定規劃時，專案成員如果不想承受這樣的痛苦而不做規劃，在完成專案期間，他們所承受的痛苦會隨著時間的推移而逐漸遞增。如下圖痛苦曲線1。而如果他們在專案早期承受制定規劃的痛苦，那麼，隨著時間的推移，他們經受的痛苦就會越來越小，如下圖痛苦曲線2。

所以，我們要謹防以上兩種原因，導致我們專案規劃無法進行。

03.

如何做專案規劃？

書中告訴我們，制定出一個完美的專案規劃，有以下十個步驟。

定義專案要解決的問題。

制定使命陳述，然後再製定主要目標說明書。

制定能達成所有目標的專案戰略。

撰寫範圍說明書，定義專案範圍。即要做什麼，以及不做什麼。

制定工作分解結構。

利用工作分解結構，估計所需時長、資源及成本。

制定專案總時程及預算。

確定專案組織結構，是矩陣組織結構，還是層級組織結構。

制定專案規劃。

讓所有專案相關人員在規劃上簽字。

普勞圖斯曾經說過：“小老鼠是多麼睿智的動物，絕對不會把自己性命在一個老鼠洞裡。”同理，作者建議我們，在作規劃時，務必同時制定一個備用計劃。同時，我們也要做好重新規劃的準備。因為在執行的過程中，必然會遇到意料之外的障礙。

寫在最後

專案的規劃直接決定了專案的成敗。規劃可以讓我們的專案更加有序地執行，避免讓我們的工作和生活，變成兵荒馬亂的戰場。